IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN

CONTROL

Definición de controlEl control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Importancia del Control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Tipos de Control

•  Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control.

• Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

• Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

SITUACIÓN A EVALUAR

“Diego es ingeniero, recibido en la Facultad de Agronomía y Zootecnia de San Miguel de Tucumán. Tiene 26 años, y hace tres que empezó a trabajar en el campo de su familia, junto a su hermano y con el apoyo de su padre. Al pie del monte tucumano, en la localidad de Acheral, mate de por medio, Diego nos cuenta cómo empezó a construir su sueño. Al escucharlo se dibujan en el aire sus días de trabajo, sus ganas, sus sueños y expectativas.

La clave de su proyecto es el entrelazamiento de las diferentes producciones, que logran articularse una a la otra en un proceso de retroalimentación, formando un equilibrado circulo ecológico y económico. Diego y su hermano comenzaron sembrando stevia, asesorados e incentivados por su padre, que les prestó el capital inicial. Buscaban producir algo diferente y nadie producía stevia en todo Tucumán. Trajeron los plantines de Paraguay- allí hay alrededor de 15 especies diferentes-. Paralelamente comenzaron a producir miel y esto los llevó a cultivar almendros, lo que terminó en el procesamiento y destilado de citronela.

La stevia es una yerba dulce de primera calidad con propiedades medicinales. Tiene un componente denominado “steviósido” que le da su sabor dulce (algunas variedades de la planta pueden llegar a ser 70 veces más dulces que el azúcar de caña), y otro componente llamado “revaudósido” que se utiliza en medicina por su capacidad de estimular el páncreas y reducir la glucosa en sangre.

Por un lado, Diego comercializa la yerba en bolsitas de 30 gr. que vende a amigos y a algunos comercios naturistas, porque aún produce en volúmenes pequeños. Todo lo hace a “pulmón”. Ha construido un secadero al que “se le voló tres veces la lona que tenía, hasta que pudimos techarlo”, recuerda. La stevia se corta y se deja al sol, pero no debe mojarse, porque pierde su color y se vuelve marrón -para evitar esto hicieron el secadero-. Luego se muele y se embolsa. “Los testimonios de los diabéticos son increíbles. Hay un vecino que es un hombre mayor y tiene diabetes, que había comenzado a perder la vista. Cada vez que me cruza me pide “el yuyito para ver”, cuenta Diego emocionado.

Por otro lado se realiza la destilación del edulcorante natural concentrado, en un laboratorio que levantaron en una pieza, en el mismo campo. Debido a sus cualidades naturales, El Instituto de Nutrición de Tucumán insiste en que comiencen a producir este endulzante en mayores volúmenes para toda la provincia. El problema, cuenta, es que hay mucha burocracia y “papeleo” por un lado y a la vez presiones de los productores de edulcorantes tradicionales que se sienten amenazados“.

A.  ¿Qué control le recomendaría al negocio del personaje del caso ?

Le recomendaría  a Diego (personaje del caso expuesto anteriormente) el control de retroalimentación;  para que le ayude a corregir sus posibles desviaciones y los errores encontrados para tener un mejor éxito en la producción de la Stevia haciendo de este un proceso productivo eficaz, eficiente y lo más importante de calidad,  para que de esta manera su empresa se vea beneficiada en el ámbito económico por su competitividad de mercado.

Al realizar todos las correcciones de los errores que hicieron que su empresa no creciera y por lo tanto que no fuese rentable debería implementar el control preliminar para así tener seguridad antes de que principien las operaciones de que sus planes cumplirán con los objetivos teniendo como soporte un buen manejo de políticas ya que estas forman parte de la función de la planificación, mientras que su realización corresponde a la función de control.

Con el control preliminar pueden tomar la idea del  El Instituto de Nutrición de Tucumán de producir en mayores cantidades de este endulzante haciendo de estas expectativas un proyecto seguro mitigando riesgos para que se beneficie la empresa y las personas que como el vecino de Diego pudieron curarse con este producto.

B.      ¿Para qué le recomendaría el control?

Le recomendaría el control  para mejorar la calidad debido a que se detectan las fallas y se corrige el proceso para eliminar esos errores implementando la producción en ciclos mas rápidos, además ayuda a enfrentar el cambio de niveles de producción respondiendo  a las amenazas o las oportunidades que traigan las nuevas expectativas y competitividades de mercado, ayuda además a delegar mejor las funciones de trabajo y a fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo para que asi el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

C.  ¿Como se utilizará el control en el negocio del personaje del caso?

En primer lugar se deben establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros que incluyen fechas límites específicas.

Luego se debe Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, probablemente se han superado con el primer paso. Ahora, se debe comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"

Además Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.

Finalmente se debe realizar la  retroalimentación debido a que es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.